Teamassistenz / Fremdsprachensekretär für das Büro des Präsidenten (m/w/d)

Präsidium - Präsident

Teamassistenz / Fremdsprachensekretär*in für das Büro des Präsidenten (m/w/d)

• Vollzeitbeschäftigung unbefristet Entgeltgruppe 9a TV-L FU Kennung: P4-2023

Wir suchen Sie als Organisations- und Kommunikationstalent für die Unterstützung des Präsidenten der Freien Universität Berlin und seines internationalen Teams! Wir bieten Ihnen einen attraktiven, dynamischen Arbeitsplatz im Zentrum einer Exzellenzuniversität im grünen Südwesten Berlins. Die Vereinbarkeit von Familie und Beruf, Weiterbildung und Gesundheit sind uns wichtig. Zusätzlich bieten wir Ihnen viele weitere Vorteile, wie Arbeitsplatzsicherheit, eine Zusatzversorgung (VBL), ein Jobticket, eine reduzierte Jahreskarte für den Botanischen Garten und das Botanische Museum, ein vielfältiges Programm im Hochschulsport, die Möglichkeit der Teilnahme an internationalen Austauschprogrammen und 30 Urlaubstage pro Jahr. Die Freie Universität Berlin gehört zu den mehrfach ausgezeichneten Exzellenzuniversitäten in Deutschland und ist national und international vielfältig vernetzt und eine gefragte Kooperationspartnerin. Sie wird von einem Präsidium unter dem Vorsitz des Präsidenten geleitet. Der Präsident vertritt die Hochschule und ist des Weiteren insbesondere für die strategische Planung (Forschungsschwerpunkte, Entwicklungsplanung, Berufungspolitik, Evaluation, Qualitätsmanagement, Exzellenzstrategie etc.) zuständig. Ergänzen Sie unser Team auf einer unbefristeten Position!

Das erwartet Sie bei uns

Sie unterstützen den Präsidenten und sein Team an zentraler Schnittstelle in allen administrativen und organisatorischen Angelegenheiten. Dazu gehören insbesondere:

• schriftliche und telefonische Korrespondenz in deutscher, englischer und einer weiteren romanischen Sprache sowie Anfertigung einfacher Übersetzungen aus diesen und in diese Sprachen
• Terminmanagement
• Kontinuierlicher Informationsaustausch und Koordinationsaufgaben für das gesamte Team
• organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Sitzungen inkl. Sitzungsunterlagen
• Gästebetreuung
• Vorbereitung und Organisation von Dienstreisen
• unterjährige Mittelbewirtschaftung
• Veranstaltungsmanagement
• Personalangelegenheiten (u. a. Urlaubs- und Krankmeldungen)
• Durchführen von themenbezogenen Recherchen und Datenauswertungen (Informationsmanagement)

Das bringen Sie mit

Abgeschlossene Ausbildung als Fremdsprachensekretär*in oder abgeschlossene Ausbildung in einem anderen Verwaltungsberuf bzw. vergleichbare Kenntnisse und Fähigkeiten.
(Berufs-)Erfahrung:

Das wünschen wir uns von Ihnen

• Erfahrung im Büromanagement
• gute Kenntnisse universitärer Strukturen und (Verwaltungs-)Prozesse
• freundliches, souveränes und serviceorientiertes Auftreten
• hohe Verantwortungs- und Einsatzbereitschaft, Zuverlässigkeit und Belastbarkeit
• sehr gutes Ausdrucksvermögen
• ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeit sowie Verhandlungsgeschick
• Teamfähigkeit
• Loyalität und Diskretion
• sehr gute EDV-Kenntnisse inkl. MS Office
• sichere Beherrschung der deutschen Sprache sowie gute Kenntnisse der englischen und einer romanischen Sprache in Wort und Schrift; weitere Sprachen sind von Vorteil

Das bieten wir Ihnen

• Bezahlung nach TV-L FU inkl. Jahressonderzahlung
• Gleitende Arbeitszeit mit Home-Office Anteilen
• die Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexible Arbeitszeitgestaltung im Rahmen der Gleitzeit
• 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche
• Arbeitsfreie Tage am 24.12. und 31.12
• umfassende Einarbeitung und vielseitiges Fort- und Weiterbildungsangebot für Ihre individuelle fachliche und persönliche Weiterentwicklung
• Möglichkeiten zur Teilnahme am Hochschulsport und Gesundheitsförderprogramm
• vergünstigtes Job-Ticket für den öffentlichen Nahverkehr
• Kostenlose Nutzung des Bibliothekssystems der Freien Universität
• Reduzierte Jahreskarte für den Botanischen Garten und das Botanische Museum
• Mitarbeiter*innen-Preis in den Mensen

Weitere Informationen erteilt Herr Tomaz Cebasek ( /).
Bewerbungen sind mit aussagekräftigen Unterlagen unter Angabe der Kennung bis zum 29.05.2023 im Format PDF (vorzugsweise als ein Dokument) elektronisch per E-Mail zu richten an Herrn Tomaz Cebasek: oder per Post an die
Freie Universität Berlin Präsidium räsident Herrn Tomaz Cebasek Kaiserswerther Str. 16-18 14195 Berlin (Dahlem)
Mit der Abgabe einer Onlinebewerbung geben Sie als Bewerber*in Ihr Einverständnis, dass Ihre Daten elektronisch verarbeitet und gespeichert werden. Wir weisen darauf hin, dass bei ungeschützter Übersendung Ihrer Bewerbung auf elektronischem Wege von Seiten der Freien Universität Berlin keine Gewähr für die Sicherheit übermittelter persönlicher Daten übernommen werden kann.
Schwerbehinderte werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Die Freie Universität Berlin fordert Frauen sowie Personen mit Migrationsgeschichte ausdrücklich zur Bewerbung auf. Vorstellungskosten können von der Freien Universität Berlin leider nicht übernommen werden. Bewerbungsunterlagen werden nicht zurückgesandt. Bitte reichen Sie Ihre Unterlagen nur in Kopie ein.
Schwerbehinderte werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Die Freie Universität Berlin fordert Frauen sowie Personen mit Migrationsgeschichte ausdrücklich zur Bewerbung auf. Vorstellungskosten können von der Freien Universität Berlin leider nicht übernommen werden. Bewerbungsunterlagen werden nicht zurückgesandt. Bitte reichen Sie Ihre Unterlagen nur in Kopie ein.