Office & Facility Manager (d/w/m) (m/w/d)

Wir sind ein international agierendes Künstlerstudio. Das Studioteam umfasst Spezialist*innen (d/w/m) in den Bereichen Technik, Architektur, Kunstgeschichte, Küche und Verwaltung. Das Team um Olafur Eliasson entwickelt und produziert gemeinsam mit ihm Kunstwerke, Projekte und Ausstellungen.

Alle Nationalitäten sind aufgefordert, sich zu bewerben. Studio Olafur Eliasson setzt sich in allen Bereichen des Studios für eine inklusive Beschäftigungspolitik ein, mit besonderem Fokus darauf, die ethnische, sozio-ökonomische und geschlechtliche Vielfalt im Studio zu vertiefen.

Informationen über die Zugänglichkeit des Studiogebäudes find Sie hier im Abschnitt „Work-space accesstibility“, hier .

Bewerber aus Nicht-EU-/Schengen-Ländern, die sich auf die Stelle bewerben, müssen die erforderlichen Aufenthaltsgenehmigungen und Arbeitsvisa in Deutschland einholen; wir können sie dabei unterstützen.

Wir suchen eine charismatische und verantwortungsbewusste Persönlichkeit, die sich den Herausforderungen eines internationalen, mittelständischen Unternehmens stellen möchte, die gerne im Team arbeitet und auch in turbulenten Phasen den Überblick behält.

Sie sind eine Person mit starken organisatorischen und sozialen Fähigkeiten und verstärken das Front-Office Team im Studio des Künstlers Olafur Eliasson in Berlin.

Das Front-Office Team besteht aus 4 Personen und verantwortet die Organisation und Koordination der Sekretariatsabläufe in direkter Zusammenarbeit mit dem gesamten Team (Produktion und Werkstätten, Buchhaltung, Studiomanagement, etc.). Die Aufgaben des Teams reichen vom Empfang von Gästen, intensiver E-Mail-Kommunikation, Reiseorganisation, Einkauf und Logistik, vorbereitende Buchhaltung, Gebäudemanagement bis zur Datenbankpflege.

Ihre Position verantwortet in diesem Gefüge die Instandhaltung des Gebäudes, überwacht die Wartungstätigkeiten und koordiniert die Arbeit des Maintenance Teams sowie die von externen Auftragnehmern. Sie unterstützen die Arbeitssicherheit in Büros und Werkstätten und sind an der Umsetzung nachhaltiger Arbeitsabläufe mitbeteiligt. Da das Front-Office Team sich gegenseitig vertritt, unterstützen Sie nach Bedarf des Teams mit anderen Aufgaben.

Hauptverantwortlichkeiten:

Instandhaltung und Gebäudemanagement

• Verwaltung des Wartungsplans zur Gewährleistung des ordnungsgemäßen Funktionierens der Bürogeräte, -systeme und -einrichtungen.
• Koordinierung und Überwachung der routinemäßigen Wartungsdienste, einschließlich Heizung, Lüftung und Klimaanlage, Elektrik, Sanitäranlagen und allgemeine Gebäudewartung.
• Verwaltung von Verträgen mit externen Dienstleistern und Auftragnehmern für spezielle Wartungsanforderungen.
• Koordinieren und Überwachen von Reparaturen und Renovierungen im Haus.
• Kontrolle von Aktivitäten wie Abfallentsorgung und Gebäudesicherheit.
• Koordinierung der internen und externen Reinigungsteams.

Arbeitssicherheit

• Durchführung regelmäßiger Sicherheitsinspektionen und Risikobewertungen, proaktive Maßnahmen zu deren Minderung.
• Pflege von Notfallplänen und -verfahren, einschließlich Evakuierungsplänen, Brandschutzübungen und Erste-Hilfe-Protokollen.
• Regelmäßige Durchführung von Notfallübungen und Bewertung ihrer Wirksamkeit.

Nachhaltigkeit

• Unterstützung der Nachhaltigkeitsbestrebungen des Studios, z.B. mit folgenden Schwerpunkten:
• Einführung energieeffizienter Praktiken zur Reduzierung des Energieverbrauchs
• Verringerung des Abfallaufkommens
• Verfolgung und Berichterstattung über Nachhaltigkeitskennzahlen wie Energie- und Wasserverbrauch, Abfallaufkommen und CO2-Emissionen, um die Nachhaltigkeitsbemühungen kontinuierlich zu verbessern.

Büromanagement / Front Office

• Unterstützung des Teams am Front Desk als Urlaubs- und Krankheitsvertretung

Ihr Profil und Ihre Qualifikationen:

Ausbildung und Hintergrund: Ausbildung und/oder signifikante Arbeitserfahrung im Gebäudemanagement, Betriebswirtschaft, Ingenieurwesen oder einem verwandten Bereich. Sie verfügen über mehrjährige Berufserfahrung im Büromanagement.

Technisches Fachwissen: Verständnis für die technischen Aspekte des Gebäudemanagements, wie
z. B. Gebäudesysteme, Energiemanagement, Gebäudewartung und Anlagenbetrieb.

Kommunikation und Teamfähigkeit: Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten im Umgang mit Kolleg:innen, Lieferant:innen, Auftragnehmer:innen und Gästen. Wir erwarten ein hohes Maß an Eigenverantwortung und Teamfähigkeit.

Umweltbewußtsein: Verständnis für Nachhaltigkeit und Umweltbelange im Gebäudemanagement, um ressourceneffiziente Lösungen zu fördern.

Problemlösungsfähigkeiten: Die Fähigkeit, schnell auf unerwartete Probleme und Notfälle zu reagieren und Lösungen zu finden. Sie arbeiten mit Liebe zum Detail, sind multitaskingfähig und können Termine einhalten.

Sprachliche Anforderungen: Für diese Stelle sind sehr gute Deutschkenntnisse und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift erforderlich.