Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Hey! Der US Visa Service ist Teil der The American Dream Firmengruppe und ein spezialisierter Dienstleister im Bereich der US-Visa-Abwicklung. Als staatlich zugelassene US-AuswanderungsberaterInnen unterstützen wir seit rund 20 Jahren kleine, mittelständische, aber auch Großkonzerne bei der gesamten Visa-Abwicklung und Geschäftsreisen in die USA.

Wir sind ein dynamisches Team mit flachen Hierarchien und bieten interessante Aufgaben mit einem hohen Maß an Eigenverantwortung.

Aufgaben

• Terminplanung und Ablaufkoordination für die Geschäftsführung
• Angebotserstellung von Kundenverträgen
• Zahlungsabgleich OPOS inkl. Forderungsmanagement (Mahnwesen)
• Vorbereitende Buchhaltung und externe Rechnungslegung (Datev Unternehmen Online) Zeiterfassungsmanagement
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Sitzungen
• Report Erstellung (Auswertungen/Statistiken/Vorlagen) Unterstützung in der Administration und Personalverwaltung

Qualifikation

• Mindestens abgeschlossene Berufsausbildung – vorzugsweise im kaufmännischen Bereich
• Gute Deutsch – und mindestens gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift; (weitere Sprachkenntnisse von Vorteil)
• Gute Ausdrucksweise in Wort und Schrift
• Möglichst Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position oder im Bereich kaufmännischer Tätigkeiten
• Hohes Maß an Eigeninitiative, Teamfähigkeit und Motivation
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse: Word/Excel, Outlook sowie gute PC-Anwenderkenntnisse
• Überzeugendes, sympathisches und kundenorientiertes Auftreten Team- und Kommunikationsfähigkeit, Ergebnisorientierte und sorgfältige Arbeitsweise

Benefits

• Ein spannender und interessanter Job
• Arbeitsplatz in einem ruhigen, hellen, modernen Bürokomplex im Herzen Charlottenburgs
• Du-Kultur im sympathischen und humorvollen Team
• Lockerer Dresscode intern
• Ein offenes Ohr für eigene Ideen und kreative Vorschläge
• Viel Freiheit und Verantwortung kombiniert mit Hilfestellungen aus dem gesamten Team
• Abteilungsübergreifende Projekte
• Teamevents
• BVG Jobticket
• Vitamine und Getränke
• Zwei sympathische Bürohunde

Konnten wir Dich begeistern? Dann sind wir gespannt auf Deine
vollständige Bewerbung (wenn möglich mit Zeugnissen und einer Information zu Deinem frühestmöglichen Eintrittstermin).

Wir freuen uns auf Dich!